Focus
Mardi 05 Juillet 2011
Dématérialisation des données d’état civil : quels impacts pour les mairies ?
Suite au décret n° 2011-167 du 10 février 2011 instituant une procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes d’état civil, est parue, le 5 avril 2011, une circulaire du ministère de l’Intérieur permettant de préciser un certain nombre de points soulevés par ce système.
Le décret institue un nouveau dispositif permettant l’échange dématérialisé et sécurisé d’informations liées à l’état civil entre les officiers d’état civil et les administrations fondées à solliciter ces données. Dans un premier temps, ce système devrait être exploité pour les demandes de titres d’identité sécurisés. À terme, les notaires et les autres administrations devraient avoir accès à ces informations authentifiées électroniquement par ce biais.
Modernisation, simplification et sécurisation
Le système vise à simplifier les démarches pour l’usager, mais également à lutter contre les fraudes à l’identité ayant pour soutien un acte indûment délivré ou falsifié. Les actes de naissance sous format "papier" ne seront en effet plus transmis à l’usager en vue de compléter un dossier administratif.
Ainsi, par exemple, dans le cadre d’une première demande de passeport, la mairie accueillant l’usager n’aura plus à lui demander d’apporter une copie de son acte de naissance. Le simple fait d’initier la demande sous l’application dédiée générera un message informatique vers la plate-forme qui orientera vers la mairie de naissance la demande de confirmation des éléments déclarés par l’usager. L’officier d’état civil de la mairie de naissance recherchera dans les registres ou sur une base informatique la conformité des informations et répondra par informatique en signant électroniquement les données d’état civil renvoyées. L’avancée technologique notable est qu’il ne s’agit pas d’un échange d’image d’un acte d’état civil mais bien de données issues de l’acte, comme pour un extrait. La préfecture pourra alors, à l’appel du numéro de dossier de demande de passeport, bénéficier des informations certifiées par la commune de naissance.
L’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) met à disposition plusieurs outils, dont une plate-forme informatique sécurisée d’échange de données dénommée COMEDEC (Communication électronique des données de l’état civil), les cartes "agent" destinés à identifier et à authentifier les signataires et un portail web (dénommé "Web ADA") dédié à ces demandes.
Le dispositif est en cours de test, notamment par la ville de Melun et certains éditeurs de logiciels des métiers de l’état civil ont commencé à travailler à l’interopérabilité entre la plate-forme et les bases informatiques des communes.
Le postulat de base repose sur le volontariat des communes. Cependant, la tendance étant à la modernisation, à la simplification et à la sécurisation de notre administration, les communes doivent pouvoir évaluer les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir intégrer le système mais également les impacts organisationnels et humains auxquelles elles vont devoir faire face.
Préparation des communes
Il convient de définir le volume représenté par la gestion de l’état civil de la commune et le degré d’informatisation. Ainsi, s’il s’agit d’une petite commune conservant essentiellement des mariages et des décès, l’adaptation ne se fera que lorsque les notaires rentreront dans la boucle. Les communes n’ayant pas de système informatique de gestion des actes se connecteront au portail Web ADA pour répondre aux demandes transitant par COMEDEC.
Cependant, pour les communes ayant un système informatique de gestion de leur état civil, le diagnostic du contenu et de la forme de la base informatique s’impose : les actes sont-ils disponibles sous forme de données, sous forme d’images ? Les mentions sont-elles indexées ? L’idée étant qu’une base "état civil" sous forme de données sera bien plus facile à exploiter par le moteur de recherche et les manipulations par les agents seront très réduites. La différence en terme de durée de la prestation de délivrance entre le processus d’hier et celui de demain ne tiendrait alors qu’au temps nécessaire à la certification et à la signature électronique. En revanche, les communes ayant numérisé leurs actes avec peu d’indexation et des mentions non typées seront contraintes d’affecter des ressources supplémentaires puisque les agents devront reprendre les données sous le nouveau format, les contrôler puis les certifier.
En dehors de l’aspect technique, l’organisation de la commune dépend également du contenu de la base : ce sont les actes de naissance qui seront dans un premier temps essentiellement concernés, surtout ceux de moins de 40 ans, puisqu’ils concernent les personnes qui voyagent, se marient, divorcent, etc. Une commune comportant une maternité – ou en ayant eu une – sera donc bien plus impactée par ce changement de système puisque le volume de demandes d’actes est en lien direct avec ce paramètre.
Ce diagnostic permettra à la commune de vérifier sa capacité à intégrer le processus en comptant sur un traitement "au fil de l’eau" ou en évaluant la nécessité d’une reprise sous forme de données des actes d’état civil, opération coûteuse et délicate.
Selon la capacité de la commune à intégrer les demandes COMEDEC, il faudra alors anticiper sur un autre plan : la répartition du travail et la compétence des agents dédiés à cette tâche.
Organisation, gestion des compétences et du changement
Plusieurs points doivent être examinés pour définir une organisation ad hoc.
En premier lieu, se pose la problématique de la nécessité de disposer d’un badge nominatif et d’être titulaire d’une délégation de signature du maire pour pouvoir répondre aux demandes COMEDEC. En effet, jusqu’ici, le traitement du courrier état civil et des demandes web est souvent confié au personnel débutant, en renfort, vacataire (sans badge ni délégation de signature), sous le contrôle d’un agent titulaire. Or, avec ce nouveau processus, ces agents ne pourront pas effectuer la démarche seuls mais devront préparer les actes sur la base pour une signature électronique par le maire ou un agent délégué muni d’un badge. La nécessité d’un parapheur électronique se fait alors sentir pour permettre au service état civil de faire perdurer cette répartition du travail.
Il peut également être déterminé une répartition du travail en back-office en fonction du canal d’entrée de la demande d’actes : les demandes COMEDEC seraient alors traitées uniquement par les agents délégués, munis d’un badge, d’un poste équipé d’un lecteur de carte et d’un code d’accès à l’application métier. Le courrier et les demandes internet pourraient alors être confiés aux personnes ne possédant pas de badge. Il est à relever que la prestation passant par COMEDEC risque dans les premières années de nécessiter plus de temps de la part des agents, que les autres canaux. Le plan de charge devra alors être adapté. En outre, si certains agents vont bien vivre l’augmentation, à terme, de ce travail arrière, d’autres seront plus difficiles à convaincre de délaisser l’accueil du public et les prestations complexes pour traiter ces demandes COMEDEC.
Pour les communes ayant numérisé leurs actes, se pose aussi la question de la compétence des agents ayant pour habitude d’éditer les copies d’actes sans faire d’analyse des informations à transmettre. Ainsi, même si ces agents sont titulaires d’une délégation de signature, ils ne sont parfois pas à même de lire un acte et d’en traduire les implications juridiques nécessaires pour confirmer les demandes de COMEDEC. Un plan de formation et un guide précis de réponses seront alors indispensables pour encourager les agents au changement en toute sécurité, car il faut rappeler que l’usage du badge lie l’agent à chaque donnée certifiée.
Ce projet mené par la Chancellerie et l’ANTS est particulièrement ambitieux parce qu’il concerne toutes les communes. La circulaire précise que "es modalités de cette communication dématérialisée entre le service demandeur et l’officier d’état civil compétent feront l’objet d’une instruction et d’un arrêté du garde des Sceaux, ministre de la Justice et des Libertés". Il est donc particulièrement attendu de la part de la Chancellerie un guide de procédure national afin de déterminer, notamment, quand l’officier d’état civil peut modifier, corriger, ajouter ou refuser une demande COMEDEC. La circulaire du 5 avril 2011 est très insuffisante pour définir les limites de l’exercice. Le texte renvoie à la perception personnelle de l’officier d’état civil pour rejeter une demande suspectée de fraude ou encore à la notion de correction de pure forme… Reste à savoir où termine la forme et où commence le fond.
D’autres questions vont également influer de façon certaine sur l’appropriation par les communes de ce nouveau dispositif, telles que l’ergonomie de l’outil proposé par les éditeurs, le retour en termes de délai, d’efficacité pour les usagers, la montée en charge progressive des notaires. Reste à espérer que l’ANTS et la Chancellerie travailleront davantage avec les collectivités pour accompagner ces dernières dans la conduite du changement et dans l’information délivrée aux usagers.
Aller plus loin